Ein wasserklarer Geist – mit der GTD Methode Ziele erreichen

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Heute möchte ich über ein absolutes Lieblingsthema von mir reden,

die „Getting-Things-Done“ Methode von David Allen.

Es liegt einige Jahre zurück, dass ich eher durch Zufall auf das Buch von David Allen gestossen bin und ich habe es verschlungen und seitdem immer wieder gelesen. Es ist das einzige Buch, in welchem ich wirklich viele Kommentare und Markierungen habe, denn normalerweise mache ich sowas nicht, aber dieses Buch ist wirklich inspirierend und verantwortlich dafür, dass sich vieles in meinem Leben verändert hat, zum Positiven.

Ziel ist es, einen wasserklaren Geist zu haben, damit man sich den „Luxus“ gönnen kann, kreatives Chaos zu verursachen, sprich auch mal ungewöhnliche Gedanken oder Lösungswege zu entdecken.

Wenn Dein Gehirn die ganze Zeit damit beschäftigt ist, dich an wichtige Dinge zu erinnern, dann kann es nicht auch noch kreativ denken. Daher musst du dein Gehirn entlasten.

Dazu benötigst du ein System, auf welches du dich 100% verlassen kannst. Und wie du dieses System aufbauen kannst, dass möchte ich dir in diesem Artikel vorstellen.

Jeder Mensch hat im Durchschnitt 60.000 Gedanken am Tag. Viele davon wollen geordnet werden und aus dem Kopf. Jeder von uns kennt die Situation:

[red_box] Du verlässt das Haus mit dem Gedanken, ich muss dringend noch Milch kaufen! Fährst los und im Supermarkt kreisen deine Gedanken plötzlich um deine Arbeit oder einen bevorstehenden Termin, du kommst wieder nach Hause und als du die Tür aufschliesst, fällt dir ein, dass du die Milch vergessen hast.[/red_box]

Wie kannst du nun ein System schaffen, welches dich dabei unterstützt, dein Gehirn zu entlasten?

In Interviews sagt David Allen

[blue_box] Warum soll ich meinem Gehirn zumuten, einen Gedanken 2x oder öfter zu denken?[/blue_box]

Und er hat absolut recht!

Nach seinem Buch habe ich lange an einem für mich passenden System gefeilt, immer wieder ausprobiert, ob ich lieber online oder lieber offline, also lieber am PC oder lieber in Papierform arbeiten möchte. Jedes Jahr habe ich mir aufs Neue einen neuen Kalender gekauft, der spätestens im Februar eingestaubt ist, weil ich persönlich es einfach unpraktisch finde, ständig einen Kalender mit mir rumzuschleppen.

Das wichtigste Utensil ist der Eingangskorb.

Du brauchst einen Eingangskorb, in dem all die Dinge landen, die erledigt werden wollen oder müssen. Und zwar entweder pysisch oder als Erinnerungsnotiz auf einem Zettel.

Daher ist das 2. wichtige Utensil genügend Zettel auf deinem Schreibtisch, damit du bei einer Idee nicht erst anfangen musst nach Papier zu suchen (und dabei vielleicht die Rechnung in der Schublade findest, die du noch überweisen musstest, was du gleich machst, um dann zu überlegen, was du denn eigentlich davor machen wolltest, ach ja Papier suchen, gefunden! Was wollte ich jetzt nochmal aufschreiben??? Weg!)

So oder ähnlich läuft es bei vielen. Der Gedanke ist weg und du bist darauf angewiesen, dass dein Gehirn ihn dir wieder vorlegt, wahrscheinlich bei einer absolut unpassenden Gelegenheit, zum Beispiel, wenn du eigentlich Milch kaufen willst.

Bei 60.000 Gedanken kann da schnell Chaos ausbrechen und du verlierst den Überblick, du bestimmst nicht mehr dein Leben, sondern dein Leben bestimmt dich und du fühlst dich gestresst, weil du so viel „um die Ohren“ hast.

Doch es geht anders! Und es funktioniert! Nicht umsonst wurde das Buch von David Allen tausenfach verkauft und in unzählige Sprachen übersetzt.

Die 5 Schritte

Jede Aufgabe durchläuft die 5 Schritte in diesem System.

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Kontrolle
  5. Erledigung

Beim Erfassen geht es darum, den Gedanken festzuhalten. Auf einem Stück Papier, auf einer Sprachnotiz, einem Foto, einem Anruf auf dem eigenen Anrufbeantworter, wie auch immer. Das Ziel ist es, diesen Gedanken in deinen Eingangskorb zu bekommen. Dazu kann man sich verschiedener Techniken bedienen, je nachdem, was gerade am Besten passt oder griffbereit ist.

Das Durcharbeiten ist die tägliche Kontrolle des Eingangskorbes. Hier gilt es, jeden festgehaltenen Gedanken aus dem Eingangskorb zu entnehmen und zu bearbeiten.

Dazu gelten folgende Regeln:

Überlege dir als erstes, ob hier eine Handlung erforderlich ist.

  • Wenn ja, und sie ist in weniger als 2 Minuten erledigt, dann erledige sie sofort. 
  • wenn jemand anderes die Aufgabe erledigen muss oder kann, delegiere sie
  • verschiebe sie als „nächsten Schritt“ auf eine der Kontextlisten (ich erkläre dir etwas später noch, was es mit diesen Listen auf sich hat)

Wenn keine Handlung im Moment erforderlich ist,

  • Archiviere es als Referenzmaterial,
  • wirf es in den Müll oder
  • kennzeichne es als „Vielleicht/Irgendwann“

Das Organisieren: Hier wird überlegt, zu welcher der folgenden Gruppen die Aufgabe zugewiesen wird:

Zunächst gilt es die Aufgabe zu einem Projekt zu machen. Ein Projekt ist eine Aufgabe, die aus mehr als 2 Schritten besteht. Du solltest eine Projektliste haben, auf der alle deine Projekte stehen und einen Ort, wo du dein Projekt „speicherst“ und zwar mit dem nächsten Schritt, also der nächsten logischen anstehenden Aufgabe, einer Erinnerung im Kalender oder ein „Warten auf“, wenn du den nächsten Schritt an jemand anderen delegiert hast.

Die nächste Schritte werden zu den Kontextlisten transportiert.

Wenn deine Information nur festgehalten wird, weil du sie irgendwann (also ohne benennbaren Zeitpunkt) zu einem Projekt werden lassen könntest, dann werden diese unter Vielleicht / Irgendwann gespeichert.

Wenn deine Aufgabe eine Deadline hat, oder du selbst einen fixen Termin dafür setzen möchtest, dann wird ein Vermerk im Terminkalender angelegt. Muss deine Aufgabe „so bald wie möglich“ erledigt werden, gehört sie nicht in den Terminkalender.

Dann gibt es noch das Referenzmaterial eine Sammlung von Informationen, entweder generell oder projektbezogen. Das kann von der Speisekarte des benachbarten Pizzadienstes bis zum Fachartikel aus einer Zeitschrift für ein bestimmtes Projekt alles sein. Dieses sollte sich schnell ablegen lassen, mach da keine komplizierten Sachen mit zu vielen Verschachtelungen, weil es ersten keinen Spass macht, wenn man erst 5 Minuten überlegen muss, wo es hingehört und zweitens findet man die Sachen mit Sicherheit nicht wieder, wenn man sie braucht.

Bei der Kontrolle werden die Kontextlisten in einer festgelegten Routine durchgesehen. Sinnvoll ist es, die entsprechenden Kontextlisten einmal täglich durchzuschauen, mit Ausnahme der Vielleicht / Irgendwann, die wöchentlich angesehen werden kann.

Was sind nun diese Kontextlisten?

Beispiele für sogenannte Kontextlisten können sein:

@ Internet – alle Dinge, die du für deine Aufgaben im Internet recherchieren musst

@ PC – Aufgaben, die am Rechner erledigt werden müssen, ohne dass du dafür ins Internet musst.

@ Telefon – Telefonate, die du führen musst

@ Supermarkt – Dinge, die du besorgen musst

@ zuhause – Dinge, die zuhause erledigt werden müssen

@ Arbeit – Dinge die auf deinem Arbeitsplatz erledigt werden müssen

@ Baumarkt – Dinge, die du beim nächsten Baumarktbesuch nicht vergessen darfst

@ Ute / Toni / Chef / Ehemann – Dinge, die du mit bestimmten Personen besprechen musst. Lassen sich diese nicht sofort mit einem Anruf oder einer Mail erledigen, ist es durchaus sinnvoll eine Liste für jede Person zu führen.

Du siehst, es ist eine sehr individuelle Sache, sich solche Kontextlisten zu erstellen. Der Sinn besteht darin, dass du, wenn du jetzt beschliesst, zu telefonieren, dir die Liste nimmst und Stück für Stück von deiner Liste abarbeitest. So bleiben alle Projekte am Laufen und kommen Schritt für Schritt Ihrer Erfüllung näher.

Damit sind wir auch schon beim Punkt Erledigung. Mit Hilfe der Kontextlisten erledigst du, ohne weiter nachdenken zu müssen die Aufgaben, die auf den Listen stehen.

Einmal in der Woche solltest du dein System kontrollieren, indem du die einzelnen Projekte durchgehst, um zu kontrollieren, ob die nächsten Schritte erledigt sind und dann neue nächste Schritte festzulegen, die wiederum auf die Kontextlisten kommen. Bei eiligeren Projekten legst du selbstverständlich die nächsten Schritte sofort nach Erledigung der Aufgaben auf der Kontextliste fest.

Soviel zur Einführung, wie erstelle ich nun ein solches System?

Ich benutze dafür 3 Tools, alle online, alle in der Grundversion kostenlos, alle auf PC, Tablet, Smartphone etc abrufbar:

Meine Projekte erstelle ich mir als Notiz in Evernote. Hier halte ich mit Kästchen zum Abhaken die nächsten Schritte mit fest. Als TAG gebe ich jedem Projekt den Begriff „azendoo“.

Dieser bewirkt folgendes: alle unerledigten Aufgaben werden automatisch auf mein Azendoo übertragen. Azendoo ist meine Wahl für die Kontextlisten. Hier habe ich alle nächsten Schritte erfasst, die ich zu erledigen habe.

Evernote ist auch eine meiner Eingangsboxen, denn ich nutze gerne und oft die Evernoteapp für das Smartphone, um Sprachnachrichten oder auch Fotos zu machen, die automatisch in der Eingangsbox landen.

Meinen Terminkalender habe ich durch meine Googlemail. Hier benutze ich den Googlekalender.

Mehr braucht es nicht.

Nun habe ich dir ein wenig erzählt, wie man dem Chaos im Kopf entkommen kann.

Beim Schreiben dieses Artikels kam mir die Idee, einen Videokurs genau zu diesem Thema zu machen. Über eine Rückmeldung von Dir als Kommentar würde ich mich daher sehr freuen.

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3 thoughts on “Ein wasserklarer Geist – mit der GTD Methode Ziele erreichen”

  1. Hallo,
    ich war auch ziemlich beeindruckt von der GTD-Methode. Habe verschiedene Tools probiert und bin letztlich nicht wirklich ins doing gekommen (das Auflisten klappt bei mir wunderbar!).
    Bin jetzt bei einer abgespeckten Methode gelandet, die heißt Zen-to-done und wird auf der Seite imgriff.com erklärt. Für Leute, die sich leicht mit Listen verzetteln, fand ich das optimal.
    Grüße

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