Die Familienmanagerin testet – Classei Ordnungssystem für Dokumente

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Immer wieder auf der Suche nach Optimierung habe ich bisher noch immer das Gefühl gehabt, mein Papierkram, der physisch auftaucht ist noch nicht optimal.

Jetzt habe ich das Ordnungssystem von der Firma Classei für mich entdeckt und ausprobiert. Mit Hängeordnern habe ich schon länger Zeit gearbeitet, aber es war immer mühsam, alles zeitnah und korrekt abzulegen. Lochen, einheften, neue Mappen anlegen, irgendwie hat mich das total genervt.

Den Onlineshop der Firma Classei findest du hier

In Stehordnern ist es auch nicht optimal, mein halber Bücherschrank ist inzwischen voll mit Stehordnern in denen ich Dokumente abhefte, die aufbewahrt werden.

Nur, wenn ich ein Dokument dort abhefte, ist es irgendwie wie aus dem Sinn. Also war ich auf der Suche nach einem neuen System und bin dabei auf die Firma Classei gestossen. Ich habe ein Businessset erhalten mit jeder Menge Orgamappen und drei Kunststoffkästen.

Classei Orgamappensystem
Classei Orgamappensystem

Als erstes habe ich mir die Farben festgelegt. Blaue Reiter erhält nun alles, was mit der Fincavermittlung zu tun hat, orange Reiter sind für meine diversen Onlinearbeiten, wie meine Blogs reserviert und rote Reiter erhalten meine privaten Dokumente.

Das Ablegen von Dokumenten und das Anlegen von Mappen geht blitzschnell, denn einzig der Reiter muss beschriftet und angeklebt werden. Die Mappen haben Seitenlaschen, so sind sie stabiler und man kann die obere Lasche dazu verwenden, einen Platz zu markieren, wenn man ein Blatt herausgenommen hat.

Orgamappe
Orgamappe

Ziel und Sinn dieser Orgamappen ist es, nur wenige Blätter pro Mappe zu sammeln und lieber eine Mappe mehr anzulegen, als dicke Wälzer.

Gemeinsam mit den Startpaket ist eine 10-Schritte-Anleitung gekommen, die erklärt, wie man am sinnvollsten seine Unterlagen ablegt. Nachdem ich mir diese gründlich durchgelesen habe, habe ich erstmal einen Tag intensiv überlegt, wie ich meine Dokumente am sinnvollsten ablegen kann. Im privaten Haushalt kann man beispielsweise eine Mappe für jede „Firma“ anlegen, mit der man zu tun hat. Ausserdem kann man Mappen anlegen wie Sportverein, Schule für jedes Kind etc, um wichtige Dokumente schnell griffbereit zu haben. Gemeinsam mit einem Online-To-Do Tool, wie beispielsweise Azendoo, was ich nutze, fallen damit so sinnige Mappen wie „zu erledigen“, „zu bezahlen“, etc. weg. Denn man legt die Rechnung einer Firma zuallererst in die Orgamappe, macht einen Erinnerungseintrag im To-Do-Tool und legt die Mappe unter Ihrem Buchstaben ab. Werde ich nun an die Rechnung für beispielsweise die Telekom erinnert, gehe ich unter T in meine Mappen und brauche, wenn ich das konsequent aufgebaut habe, nicht mal die Orgamappe rausholen, sondern nur das erste Blatt aus der Orgamappe rausfischen. Und das geht hervorragend, denn die Dokumente werden nicht gelocht oder eingeheftet, sondern nur eingelegt.

Orgamappe mit mehreren Reitern
Orgamappe mit mehreren Reitern

Es gibt eine ganze Menge an verschiedenen Orgamappen, so gibt es beispielsweise welche mit mehreren Reitern.

Durch das einfache System, Dokumente abzulegen, kann ich nun beispielsweise Rechnungen, die vorher immer in meinem „Eingangskorb“ landeten, bis sie weiter verarbeitet wurden (ich scanne sie ein und mache einen Bezahlvermerk) direkt in die jeweilige Mappe legen, denn meine To-Do- App erinnert mich ja an den Vorgang und dann greife ich ihn mir einfach raus.

Ich bin noch am Anfang, mir mein System damit aufzubauen, aber ich bin total begeistert, denn es macht wirklich Spaß.

Was auch noch super interessant ist, ist das sogenannte ZPM – Zeit-Projekt-Management, welches ich bisher noch nicht umgesetzt habe. Dort gibt es neben 31 Tagesmappen auch 12 Monatsmappen, die man einfach „kreisen“ lässt, indem man das aktuelle Datum immer vorne stehen hat und wenn es abgearbeitet ist, ans Ende zurückstellt. Das macht besonders dann Sinn, wenn man häufig Termine / Aufgaben hat, die zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen oder eben auch, um Dokumente für bestimmte Termine vorzubereiten und dann sofort griffbereit zu haben.

Die Klebetabs zum Beschriften gibt es in 18 verschiedenen Farben, so kann man jedem „Bereich“ seine eigene Farbe zuordnen und sieht sofort, ob eine Mappe falsch abgelegt wurde.

Durch den meinem Paket beigelegten Katalog könnte ich mich ja einmal von vorne bis hinten durchshoppen! Neben Möbeln für dieses System gibt es jede Menge wirklich sinnvoll durchdachtes Zubehör.

Eine kleine Auswahl an Artikeln habe ich dir hier rausgesucht:

Ich habe das Classeisystem bisher drei Wochen im Einsatz bei mir und komme damit wirklich gut zurecht. Ich denke ich werde mein gesamtes „Papierarchiv“ auf dieses System umstellen, weil es wirklich praktisch ist.

Und zu den Kosten sei gesagt, dass eine gute Hängemappe ganz schön teuer ist, im Vergleich zu den Orgamappen von Classei, welche im 250 Stück – Pack mit  0,24-0,45 Euro wirklich nicht teuer sind.

Ideal ist es mit einem Einsteigerset zu beginnen, und diese sind gerade kräftig reduziert bei Classei.

Schau dir gleich an, welche Sets es gibt, du findest sie hier: Einsteigersets von Classei

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