Dein Leben im Flow halten – Organisation von Familie, Hobbys und Beruf mit der GTD-Methode ganz einfach

Da mich doch immer wieder Fragen zu diesem Thema erreichen, möchte ich nochmal ausführlich erklären, wie ich mein Leben und alles was damit zu tun hat organisiere um alles im Fluss zu halten.

Dieser Artikel richtet sich vor allem an Leute, die sich ihr „System“ neu aufbauen wollen, weil sie endlich alles in geordneten Bahnen haben möchten.

Tagtäglich prasseln neue Informationen, Aufgaben, Termine, Ideen, Daten auf uns ein, die wir irgendwie in vernünftige Bahnen lenken müssen, um nicht verrückt zu werden, denn die Fülle der Informationskanäle hat in den letzten Jahren extrem zugenommen. Und auch wenn man viel speichert, kann es durchaus sein, dass man den Überblick verliert, denn wo hat man denn nun das Rezept, die Ideen für die Geburtstagsgeschenke, die Termine etc. gespeichert.  Mir hilft da ein System den Überblick zu behalten und das habe ich an meine Bedürfnisse so weit angepasst, dass es für mich passt.

Ich gebe dir keine Garantie, dass dieser Weg auch für dich der richtige ist, denn wie so oft im Leben gibt es hier keinen „richtigen“ Weg, viel mehr ist es Geschmackssache. Wichtig ist für dich zu wissen, es ist wie mit Schuhen, sie müssen bequem sein und passen, damit du sie gerne benutzt. Gerne lade ich dich ein, mein „System“ zu probieren und dann für dich anzupassen, was für dich besser ist.

Ich werde am Ende dieses Artikels alle Links zu Webseiten, Büchern, Material etc einfügen, um dich beim Lesen nicht abzulenken.

Zunächst möchte ich etwas Einführung geben:

GTD-Methode- Was ist das?

Ich habe die Getting-Things-Done-Methode durch das Buch „Wie ich die Dinge geregelt bekomme“ von David Allen kennen und lieben gelernt. Dieses Buch ist eines der wichtigsten Bücher überhaupt für mich gewesen und ich empfehle dir wirklich, es ebenfalls zu lesen.

Nach David Allen gibt es genau 2 Möglichkeiten um alle anfallenden Aufgaben, alle hereinkommenden Informationen, alle Termine zu erledigen, ohne dass man dabei etwas vergisst oder in Stress verfällt.
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REGEL 1: Kann man die Aufgabe/Information innerhalb von 2 Minuten abschließen /verarbeiten und dazu sind weniger als 2 Arbeitsschritte notwendig –  Dann erledige es sofort!

REGEL 2: Kann man die Aufgabe nicht sofort abschließen, und/oder braucht man mehr wie 2 Arbeitsschritte, dann handelt es sich um ein Projekt![/red_box]

Das ist jetzt sehr vereinfacht dargestellt, trifft aber den Kern des Ganzen.

Was ist das Ziel von dieser Methode?

Das Ziel ist es einen freien Kopf zu haben und trotzdem ganz entspannt all die großen und kleinen Dinge „am Laufen“ zu haben, die so erledigt werden müssen. Das ist eine große Aufgabe aber sie ist lösbar und wenn du erst einmal das für dich genau passende System gefunden hast, wirst du es echt schätzen und geniessen. Du wirst kaum Zeit mehr damit verbringen, Dinge zu suchen sondern deine Kraft dafür verwenden, Aufgaben abzuarbeiten. Und selbst richtig große Aufgaben werden damit zum Kinderspiel.

Nach David Allen brauchst du eine zuverlässige „Eingangsbox“ in der ALLE Informationen zusammenkommen und zwar wirklich zuverlässig alle, denn nur wenn du dich zu 100% auf dein System verlassen kannst, wird dein Kopf wirklich frei. Wenn nicht, wird er immer wieder damit beschäftigt dich zu allen Möglichen und Unmöglichen Gelegenheiten an Dinge zu erinnern, die du noch tun wolltest. Also fangen wir an mit der Eingangsbox:

Was ist eine Eingangsbox?

Eine Eingangsbox ist ein Ort, an dem du zunächst alle die Informationen, Aufgaben, Termine etc sammelst um sie später abzuarbeiten.

Offlineeingang – Schreibtischbox

Eine Eingangsbox kann ein Korb auf deinem Schreibtisch sein. Dort hinein wandert alle Post, Zettel mit Terminen, Zettel mit Dingen, die gekauft werden müssen, Kataloge, Angebotsblättchen die du für den nächsten Wocheneinkauf brauchst…..

Offline-Eingang Superbuch oder Bulletjournal

Eine „Offlinemethode“ zum Sammeln von Informationen und Aufgaben kann eine Liste in einem Superbuch oder Bulletjournal sein. Ich komme später in diesem Artikel noch auf diesen Punkt zurück.

Wenn man nur offline unterwegs ist, kann das ausreichend sein, wohin aber nun mit den Online-Eingängen? Mails die du bearbeiten willst / musst, Links von Seiten, die du dir später ansehen willst, Rezepte die du ausprobieren möchtest… Natürlich kann man das alles ausdrucken und tatsächlich in den Eingangskorb auf dem Schreibtisch packen, aber in der heutigen Zeit ist das wohl allein schon aus Umweltschutzgründen nicht mehr politisch korrekt. Daher hier ein paar Anregungen, wie du deine Onlineaufgaben festhalten kannst:

Onlineeingang – Posteingang

Eine gute Eingangsbox ist dein Posteingang. Alles was unbearbeitet ist, bleibt im Posteingang. Das bedeutet allerdings auch, dass alles andere aus dem Posteingang verschwindet! Wie du diesen bearbeitest, erkläre ich dir etwas weiter in diesem Artikel.

Onlineeingang – Whatsappgruppe

Eine tolle „Onlineeingangsbox“ für mich ist eine Whatsappgruppe. Ich habe eine Gruppe gegründet, die ich Eingang genannt habe. Einziger Teilnehmer bin ich selber. Dadurch habe ich die Möglichkeit, Fotos, Informationen, Links, was auch immer ich sichern möchte, an diese Gruppe zu schicken. Dort liegen sie sicher und warten darauf „bearbeitet“ zu werden. Um eine solche Gruppe für dich einzurichten, gehst du auf Gruppe gründen, lädst jemand Bekannten dazu ein (ohne lässt sich keine Gruppe gründen) erstellst die Gruppe und schmeisst die eingeladenen Person wieder raus. Fertig ist deine Gruppe nur für dich, klingt vielleicht ein wenig schräg, funktioniert aber hervorragend. Ich nutze sie beispielsweise auch, wenn ich Dinge sehe, die ich vielleicht kaufen möchte oder fotografiere auch mal die Öffnungszeiten von bestimmten Orten ab.

Onlineeingang – Evernote

Eine weitere „Onlineeingangsbox“ kann Evernote sein. Auch dort kannst du einen Eingangsbox erstellen, in der alle Ideen und Informationen gesammelt werden, bevor Sie weiter verarbeitet werden. Ich nutze Evernote ganz intensiv, weil ich dort auch all meine Schriftstücke sammele, weil ich den Vorteil der Cloud einfach schätze. Ich kann mit wenigen Klicks auch von unterwegs mit den Handy oder von anderen PC’s ganz einfach auf meine Dokumente zugreifen und so viele Fragen gleich vor Ort klären.

[red_box]Wichtig für dich ist es, dass Du nicht zu viele Eingangsboxen hast. Ich empfehle dir maximal 2 oder 3, denn es geht nicht darum, darin alles zu sammeln. Zu viele Eingangsboxen sind verwirrend, denn dann fängst du wieder das Suchen an.[/red_box]

Ich nutze folgende Eingangsboxe: die Box auf meinem Schreibtisch, mein Posteingang in meinem Mailprogramm und die Whatsappgruppe.

Um hier das für dich richtige zu finden, solltest du verschiedene Dinge ausprobieren. Nicht zu viele auf einmal, versuche wirklich dich auf 2 oder 3 zu beschränken. Sollte etwas dabei sein, mit dem du dich nicht wirklich wohl fühlst, tausche es einfach aus. So lange, bis es zu dir passt.

So nun hast du deine Eingänge und wie geht es jetzt weiter???

Wozu sammelst du nun und wie kommst du nun zu einem Flow und einen freien Kopf? Richtig, du musst deine Eingänge bearbeiten. Das kann täglich oder wöchentlich sein, je nachdem wie es bei dir passt. Sinnvoll wäre es schon, täglich einmal den Eingang durchzuarbeiten. Das kann abends ein Abschluss des Tages und die Planung des nächsten Tages sein. So kannst du sicher sein, das nichts wichtiges anbrennt.

Abarbeiten des Eingangs

Klingt dramatischer, als es eigentlich ist, aber dein Ziel sollte es sein, am Ende des Tages deine Eingangsboxen wieder leer zu haben.

Du nimmst also nun alle Dinge nacheinander aus deiner Eingangsbox und fragst dich jedesmal folgende Fragen:

Erfordert die Information eine Aktion?

Keine Aktion erforderlich

Wenn du beispielsweise ein Rezept oder eine Webseite gefunden hast, was du einfach nur speichern möchtest, weil du irgendwann darauf zurückgreifen möchtest. Dafür brauchst du einen Referenzmaterialsammelort. – Auch hier empfehle ich dir Evernote. Dort kannst du einen Ordner anlegen mit dem Titel Referenzmaterial und solche Dinge dort abspeichern. Auch physische Dinge, wie Kataloge oder Seiten aus Zeitschriften (wobei ich einzelne Seiten einfach einscanne und zu Evernote hochschicke) solltest du an nur einem Ort sammeln. Ich nutze dafür die Ordner von Classei bzw. Hängeregister. Dort lege ich all das ab, worauf ich später einmal zurückgreifen möchte.

Oder Ideen, die du irgendwann einmal umsetzen möchtest. Für diese Ideen ist es sinnvoll eine Vielleicht/ Irgenwann Liste zu erstellen und diese Ideen darauf zu schreiben und diese regelmässig durchzusehen. Das muss nicht täglich sein, aber einmal im Monat solltest du schon einen Blick drauf werfen, um zu checken, ob jetzt vielleicht der Zeitpunkt gekommen ist, um eine dieser Ideen umzusetzen.

Manchmal entdeckt man auch Dinge im Eingang, die bei genauerer Betrachtung keinerlei Wert für einen haben und einfach entsorgt werden können. Schmeiss sie weg, lösch sie!

Aktion erforderlich?

Jetzt prüfst du ob du diese Aktion mit mehr als 2 Arbeitsschritten erledigen musst oder ob es weniger sind. Wenn du weniger wie 2 Schritte brauchst und diese in 2 Minuten erledigen kannst, dann erledige sie sofort.

 

Brauchst du mehr als 2 Schritte, hast du ein neues Projekt!

Wie bearbeite ich Projekte?

Selbst das grösste Projekt lässt sich nur dann richtig abarbeiten, wenn man verschiedene Schritte nacheinander abarbeitet. Und jedes noch so große Projekt wird leichter und einfacher, wenn man sich immer nur Gedanken über den nächsten Schritt macht.

Du hast nun also dein Projekt Nr. 1. Jetzt überlegst du dir nur den nächsten Schritt. Was ist dafür notwendig. Beachte auch hier wieder die 2 Minuten Regel. Kannst du es gleich erledigen, mache es gleich. Wenn nicht, dann brauchst du einen Platz, wo du die Aufgabe festhältst. Ich nutze genau dafür mein Superbuch. Was ein Superbuch ist, habe ich ja schon in zwei Artikeln beschrieben, die ich dir ebenfalls am Ende dieses Artikels verlinke. Da ich mit den empfohlenen Kontextlisten nicht so gut zurecht kam, weil es doch eine Menge Listen geworden wären, um es übersichtlich zu halten, bin ich zum Superbuch gekommen. Ein Superbuch ist ein einfaches Notizbuch, für den Anfang reicht auch ein Din A 4 oder Din A 5 Heft, die Luxusvariante ist dann ein Notizbuch z.B. von Leuchtturm1917.

Es gibt verschiedene Arten von Aufgaben: Einmal Dinge, die du selber tun musst. manchmal auch Dinge, die du delegieren kannst oder musst an andere (dann brauchst du eine Erinnerung für dich, dass du das am Laufen hältst bzw. überwachst, dass die Aufgabe auch erledigt wird.) und Aufgaben die verschoben werden müssen in den Terminkalender.

Dinge, die ich selber erledigen muss, schreibe ich mir nun in mein Superbuch. Dabei schreibe ich das nicht auf verschiedene Listen sondern beginne den Tag immer mit dem Datum und dann wird in ungeordneter Reihenfolge alles nacheinander rein geschrieben. Um es zu kennzeichnen habe ich mir eine Legende erstellt, diese kleinen Symbole male ich immer an den äußeren Rand der Seite. Wichtige und dringliche Sachen markiere ich zusätzlich mit Textmarkern. Was erledigt ist, wird durchgestrichen, am Ende des Tages wird ein Strich gemacht. Und am nächsten Tag geht es dann weiter.

Warum ich keine To-Do-Listen schreibe

Alles schon ausprobiert! Ich habe eine zeit lang To-Do-Listen geschrieben. Die wurden mit der Zeit immer länger und jeden Abend kam das schlechte Gewissen dazu, weil die Liste wieder nicht abgearbeitet war. Hey, es gibt Aufgaben, die müssen erledigt werden, weil sie wichtig und dringlich sind, die schieben wir gerne vor uns her, erst recht, wenn es sich um unangenehme oder arbeitsintensive Aufgaben handelt.

Aber die meisten der Aufgaben die wir uns tagtäglich auf unsere Listen schreiben, sind weder wichtig, noch dringlich, klar müssen sie erledigt werden, aber wenn sie heute nicht gemacht werden, geht die Welt nicht unter davon, warum also soll ich mich deshalb mit einem schlechten Gewissen belasten.

Termine, Termine und so wenig Zeit

Meine Termine verwalte ich ausschließlich über den Google Kalender. Den hab ich auf dem Smartphone immer dabei und zuhause am PC. Ich lege Termine am liebsten am PC an, stelle dann auch Erinnerungen ein oder teile Termine, wenn mehre Personen dran teilnehmen müssen.

[blue_box] Und mein Terminkalender ist heilig! Wer da rein will, muss schon verdammt wichtig sein! [/blue_box]

Was ich damit sagen will, ich schreibe wirklich nur fest vereinbarte Termine in den Kalender. In meinen Kalender kommen keine Aufgaben, denn sowas stresst nur und baut Druck auf. Es bringt mich nicht weiter, wenn ich z.B. die Steuererklärung in meinen Kalender eintrage und sie wochenlang von einem zum nächsten Tag weiter schiebe, jedes Mal mit einem schlechten Gewissen, dass ich sie wieder nicht geschafft habe. Das frustriert und ist kontraproduktiv. Ganz neu probiere ich für die Aufgaben gerade den Weekview aus, den ich dir in einem vorherigen Post vorgestellt habe. Es fühlt sich ganz gut an, damit zu arbeiten für mich.

[red_box]Wie du siehst, auch ich probiere immer mal wieder was Neues aus, um mein System zu optimieren, auch wenn es immer heisst, never touch a running system, so gibt es doch immer wieder Verbesserungen und Erleichterungen, um das Ganze noch effektiver zu gestalten.[/red_box]

Dinge die besorgt werden müssen

Früher habe ich diese ebenfalls im Superbuch festgehalten oder auf Kontextlisten festgehalten. Seit ich jedoch Google Notizen für mich entdeckt habe, werden diese Dinge sofort auf die Besorgen-Liste geschrieben. Das tolle ist, ich habe diese Liste mit meinem Mann geteilt. Und je nachdem wer gerade unterwegs ist, kann dort nachsehen, was noch benötigt wird und das mitbringen und auch gleich mit einem Klick abhaken, so dass der andere zeitgleich weiß, das es nicht mehr besorgt werden muss. Eine geniale Erfindung diese App.

Nun habe ich dir gezeigt, wie du ein solches System für dich aufbauen kannst. Wenn du dich darauf verlassen möchtest, ist es wichtig, dass wirklich alles da rein wandert. Dazu empfehle ich dir nochmal meinen Artikel Am Anfang steht die Bestandsaufnahme zu lesen.

Fang einfach an, hab keine Angst, etwas falsch oder nicht gut genug zu machen. Du wirst immer wieder mal was ändern, das ist absolut nicht schlimm.

Links zu diesem Artikel

Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen

Evernote

Classei – Mein Testartikel 

Das Superbuch – Mein Gehirn in der Tasche

Superbuch von Leuchtturm1917

Kalenderapp und Google Notizen

Weekview extended 2017 – mein Testbericht

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3 Gedanken zu “Dein Leben im Flow halten – Organisation von Familie, Hobbys und Beruf mit der GTD-Methode ganz einfach”

  1. Liebe Yvonne,
    Ich benutze ganz einfach Pinterest als mein Referenzmaterialsammelort. Die Seite einer Zeitschrift/Rezept/Dekoidee fotografiere ich und klebe sie dann an meine entsprechende Pinnwand in Pinterest. Die Wände sind privat, also nicht einsehbar für andere. Steht nun die Einladung für einen Kindergeburtstag oder die Weihnachtskarten an, kann ich alle guten Ideen die mir unter dem Jahr aufgefallen sind ruckzuck durchsehen und umsetzen 🙂 Generell sind mir Apps wie Evernote etc. viel zu aufwändig mit erfassen etc. Ich arbeite auf meinem iPhone mit Notizen, Erinnerungen und dem Kalender, das reicht und klappt bestens 🙂
    Die To-do Listen hab ich aus demselben Grund schon lange nicht mehr. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter und verplane den Tag gar nicht mehr mit fixen Aufgaben resp. nehme mir nicht x Sachen vor. Schlussendlich kommt immer was dazwischen und ich war am Abend frustriert. Nun mache ich die emofohlenen Routinen – die sind super – dann erledige ich das Dringendste und dann das, wonach mir der Sinn steht.

  2. Management by Ziele zu setzen ist eine der effektivsten Methoden des Managements in der Organisation. Das Festhalten an Fristen und Vorausplanung ist eine wertvolle Fähigkeit, die von der Vielzahl der Aufgaben, die nicht zu verwechseln garantiert.

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